📘 そもそも、どんな仕組み？
スキャンした書類の画像をAIに読ませて、文字データに変換する仕組みです。読み取った内容は必要な項目ごとに整理されて出てくるので、あとはコピー＆ペーストで使えます。
01こんな課題がありました
- 業務で発生する帳票や手書き書類のスキャンデータを、担当者が画面を見比べながら1件ずつ手入力していた。件数が多い日は、丸一日その作業だけで終わることもあった。
- 解決策としてOCRシステムの見積もりを取ったものの、金額が見合わず導入を断念。「課題は分かっているのに、費用対効果が合わずに手を止めた」状態が続いていた。
02Geminiで、こう実装しました
新たにシステムを購入するのではなく、すでに利用しているAIツールで代替できないかを検証。Geminiでプロジェクトを作成し、スキャンデータを読み取ってテキスト化する手順を組んだ。
出力は、そのまま貼り付けられるよう必要な項目別に整理される形にした。手書き文字も含めて読み取り、担当者はコピー＆ペーストで入力を完了できる。
03こんな効果がありました
- 入力作業 丸一日→2時間
- 追加システム 必要→なし
すべてを完全自動化する100点の仕組みではなく、精度としては6割程度の「下書きを作る」仕組みです。それでも、ゼロから目で見て打ち込んでいた作業がコピー＆ペースト中心に変わり、担当者の負担は大きく下がりました。
何より、追加のシステム費用をかけずに実現できたことが大きな成果です。専用OCRの導入費を投じなくても、いま使えるツールの組み合わせで実務上の効果は出せる——それを社内で実証できました。
🚀 さらに拡張すると、こんなことができます
読み取ったデータを基幹システムや管理表へ直接流し込むところまで広げれば、コピー＆ペーストの工程そのものをなくすことができます。まず費用ゼロで6割を取り、効果を確認してから投資判断をする——という進め方ができます。